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行政事业单位内控信息化

背景与环境

2012 年11 月29 日,财政部财会〔2012〕21 号文件印发《行政事业单位内部控制规范(试行)》的通知,要求内控规范自2014 年1 月1 日起施行。
在此后几年的时间里,各地各级财政部门纷纷展开了不同程度的内控规范培训,同时也开始思考怎样通过内控规范的落实,切实有效地降低经济活动风险。然而,各地行政事业单位在内控规范实施进度上的差异却越来越大,有的单位完成了内控手册的编制和内控信息系统的实施,而有的行政事业单位却尚未开展内控规范的落实工作。2015 年底,财政部发布的《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》(财会[2015]24 号)中对内控工作的实施进度提出了明确的要求:“已经建立并实施内部控制的单位,应当按照本指导意见和《单位内控规范》要求,……进一步健全制度,提高执行力,完善监督措施,确保内部控制有效实施。内部控制尚未建立或内部控制制度不健全的单位,必须于2016 年底前完成内部控制的建立和实施工作。”

用友政务公司经过多年实践,在已实施的诸多成功案例中引入了内部控制的理念,实现了内部控制建设与信息系统的有效结合。通过信息化手段,协助单位进行业务流程优化,建立单位内部控制体系与风险防控机制,切实提高政府公共资金管理效率,并新研发了“行政事业单位内控监督评价系统”,及时有效地协助行政事业单位进行风险评估和自我评价。用友GRP-U8R10 行政事业单位内部控制管理软件已通过财政部行政事业单位内部控制规范的综合测评,被认定为是信息化环境下加强行政事业单位内部控制的高效支撑工具,能够在人员编制不变、工作负担基本不变的同时,显著提高内部控制的效果和效率”。

内控风险控制内容

行政事业单位代表着党和政府,即便是没有公共权力的部门,社会公众也要将单位出现的各种问题归因于主管部门的管理不力,所以,行政事业单位面临的风险实际上就是我们党和政府面临的风险。作为一个发展中大国,我们党和政府面临着各种各样的风险,由于风险种类庞多,下面归纳了政治社会风险、经济业务风险两大种类的主要

政治社会风险

政治社会风险是指完全或部分由政府官员行使权力和政府组织的行为而产生的不确定性。政府的不作为或直接干预也可能产生此类风险,此类风险会直接或间接侵害国家政治权力和制度,从而危害国家安全和人民利益。我国目前的政治社会风险主要如下:
◆ 公信力丧失风险
◆ 权力失控风险
◆ 行政效率低下风险
◆ 财政资金浪费严重

经济业务风险

行政事业单位内控是为了保证单位经济活动合法合规、资产安全完整、财务信息真实准确,提高公共服务的效率和效果。内控的经济业务风险重点围绕预算控制、收支控制、采购控制、资产控制、建设项目控制、债务控制、经济合同控制、评价与监督等工作展开,其风险如下:

预算控制风险
预算业务包括预算编制、预算分解与审批、预算执行、以及决算与绩效评价四个部分。预算编制的主要风险是指单位业务工作、资产配置与财力支持相脱节,使得单位内部预算指标分解批复不合理;单位内部预算指标分解与审批的风险,是预算调整没有严格控制,导致预算约束力不足;预算执行的主要风险是资金收支和预算追加调整随意无序,存在无预算、超预算支出情况,以及执行进度不合理等问题;决算与绩效评价主要风险:不准确、不及时, 没有起到事后控制的作用等。 

收支控制风险
行政事业单位收入的风险主要有收取过程不规范,金额不实,私设小金库;支出的风险主要有支出不符合规定的范围和标准,资金使用效益低下,浪费现象严重等。 

采购控制风险
采购控制的风险主要有没有编制采购预算;采购计划安排不合理;“化整为零”规避采购;采购验收不规范, 付款审核不严等风险。 

资产控制风险
资产指的是行政事业单位的固定资产、货币资金、物资材料等。资产控制风险主要有货币资金风险、实物资产风险、对外投资风险等。货币资金被挪用和贪污的风险,没有足额的资金用来支付单位日常运营的需要。使用效率风险,资产配置标准超标,资产使用、维护不当和管理不善,资产处置不当,单位资产账实不符等风险。 

建设项目风险
建设项目风险主要有立项审核不严格或决策不当;前期准备不充分,影响项目进度;建设过程管控不当,招投标存在违法违规,工程变更频繁,价款结算管理不严格,超支现象严重或影响进度;虚列建设成本,套取建设资金等。 

合同管理风险
按照合同管理流程进行风险分析,可将合同风险分为合同准备阶段的风险、合同签署阶段的风险、合同履行阶段的风险和合同履行后管理阶段的风险。

内控方案

行政事业单位内控方案是通过制定制度、实施措施和执行程序,将制衡机制嵌入到内部管理制度中,提高行政事业单位内部管理水平,实现对单位经济活动风险的防范和管控。单位建立与实施内部控制要求贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程,实现对经济活动的全面控制。在全面控制的基础上,关注单位重要经济活动和经济活动的重大风险。在单位内部的部门管理、职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督,并随着外部环境的变化、单位经济活动的调整和管理要求的提高,不断修订和完善内部控制机制。这些要求的实现仅仅通过制度约束是远远不够的,唯有采取“制度+ 科技”的双重手段,借助信息化手段,通过信息系统特有的权限约束、自动控制、动态分析、综合评价等机制方能将单位内部控制落到实处。

构建行政事业单位内控监控平台

行政事业单位内部控制是“未病先防”,为单位搭建行政事业单位内控监管平台,实现分事行权、分岗设权、分级授权,强化单位内部流程控制。对单位业务管理活动的政治社会风险、经营活动风险进行事前的防范、事中的控制、事后的监督和纠正,及时堵塞制度漏洞、消除管理隐患,不给违法违规违纪人员以可乘之机。通过预算财务数据查询及风险分析、内控监督评价、信息公开及内部沟通,提前预防各类风险的发生,提高单位管理水平,改进公共服务的质量和效率,规范财经秩序,建设服务型政府。

构建大数据中心

单位内部控制是针对各种数据信息的来源去向以及各种处理过程的规范和管控,因此应加强基础信息管理,依据基础信息管理规范,明确数据采集与管理流程,建立覆盖各级各类行政事业单位、人员、资产等基础信息数据资料库。这些基础信息库为业务系统提供过程管理、数据采集、预警分析、监督评价所需的基础数据资源,保证业务处理的准确性、完整性和可追溯性。

建立预算闭环管理体系

预算管理体系从单位全员参与预算编制,到预算指标全程控制经费收支,到年终由核算结果自动出具决算报表, 实现预算、执行、核算、决算的闭环管理。实现单位各项经费(人员、运行、项目)预算编制、逐级上报审批、指标分解、用款计划编制与审批、预算控制与跟踪的全过程管理,并实时生成各类预算执行分析表和决算报表,做到预算执行的有依有据,合理管控单位采购、日常经费、专项经费支出,防止经费超支和浪费,提高资金的使用效率与质量。

建立资金收支管控体系

单位资金收支贯穿财务管理的整个过程。在对资金收支的管控中,审批管理是其中的管控核心。系统通过资金收支管控体系在不改变资金使用权、预算执行责任主体的情况下,在预算指标的控制下,对用款申请、费用报销、合同管理等业务过程中各个环节建立严格的分级审批机制,将业务控制点提到业务发生之前,实现事前控制,把各种支出控制在各种规章制度要求的范围内,避免超预算、不合规、不合法事件发生,大大降低财务风险。

建立财产物资动态管理体系

通过建立资产预算、集中采购、物资申领等子平台,实现财产物资全过程动态管理。建立完成财产物资的采购、配置、折旧、登记、变动等全生命周期的管理,预算管理与资产物资管理相结合,规范管理流程、提高物资的储备效率和利用率,减少浪费和重复投资。与财政部门资产管理、资产清查等系统对接,更加顺畅的完成资产管理、上报等工作。

建立核算监管体系

建立基于预算管理、资金收支管理和资产物资管理过程的核算监管体系,将财务人员从过去的事后核算处理延伸到整个财务管理过程的参与,加强财务人员对资金申请到业务执行过程中的合规性、合法性监控。主管部门对下级单位亦可通过规范会计科目体系,设定财务制度流程等方式实现统一管理、实时监督。

建立预警监督与分析评价管理体系

预警监督与分析评价管理的对象包括两方面的内容,一方面建立业务管理与监管体系业务数据之间的关联,对经济活动管理过程以及部门间信息交换进行分析,从中抽取主要业务信息流和全域信息流。形成一个涵盖不同指标来源、支出类别、业务部门、项目投入方向的全部资金,支持多种数据采集手段、数据格式的,有图表、有分析的, 多层次、角度,多指标体系的分析监管系统,提供数据比对、审计追踪、综合分析及领导决策支持等信息。另一方面通过设定控制评价体系和标准,由人工或系统自动进行控制评价,并对控制评价的结果和记录进行统计分析,实现对行政事业单位内部控制规范的落实情况的实时监督与评价,为单位编制内部控制自我评价报告提供可靠依据。

搭建公共管理服务平台

搭建基于单位内部控制管理的公共管理服务平台,平台由两部分组成,一是基于综合信息门户的服务,门户以服务的最终用户对象需求为中心进行服务整合,实现各类行政事业管理与服务系统之间的数据共享,统一入口“一站式”、工作办理流程化、任务提醒自动化、信息查询个性化,并提供通知通告、工作提醒、内容下载、论坛互动等“整合式”的公共信息服务。二是基于云技术的移动终端服务,将业务系统中操作时效性要求较高的系统模块功能如单据审批、审批结果查询、薪资查询、资产盘点等业务通过云平台同步到智能手机、平板电脑等移动终端,实现在移动终端上的业务同步处理,大大提高系统的灵活性、易用性和可扩展性。

方案价值

◆ 资金资产高效安全:以预算法为准绳,政府会计准则为基础, 建设以风险管控为核心的内控型财务管理平台,保障国有资产安全完整和使用高效。
◆ 单位健康发展:达到内部控制标准指标对各项经济业务约束的“自动”实现,不断提高单位自身抵御风险的能力,保障单位健康发展。
◆ 领导科学决策:运用大数据的分析技术,可视化的操控界面, 实现领导者全局把控和实时决策。实时获取动态的预算安排、可用财力、预算执行等方面的信息,为领导的管理决策提供科学依据。

内控产品应用

用友GRP-U8R10 内控管理软件以《内控》规范为导向,符合行政事业单位最新财会制度的要求,采用“制衡、监督、激励”的内控设计理念,以“指标流、资金流、实物流”管理为主线,以决策支持和服务创新为重点,应用国际先进信息技术,构建全方法、全过程、动态化反映行政事业单位财务运行状态的精细化信息管理平台。参照以下内控产品应用表,行政事业单位可根据单位自身的内部控制需求,对内控软件系统进行选择,各软件系统可以单独使用, 也可以组合使用,满足内部控制从单一局部控制、复杂重点控制、到全面系统化控制的多重内控需求:

典型用户

北京市财政局、北京市统计局、北京市交委、黑龙江环保厅、上海市残联、上海市妇联、山东省统计局、山东省公安厅、山东省住建厅、山东省林业厅、湖南省统计局、湖南省质量技术监督局、湖南省司法厅、河南机关事务管理局、新疆卫生厅、黑龙江大学、四川理工大学、重庆医科大学、昆明大学、贵州民族大学、西藏民族学院、华北电力大学、海南大学、青岛理工大学、吉林大学中日联谊医院、山东省济宁市第一人民医院等。

用友政务公司经过多年实践,在为北京市统计局、北京市机关事务管理局、上海妇联等客户进行GRP 实施的过程中,引进了内部控制的理念,实现了内部控制建设与信息系统实施的有效结合。通过信息化手段,协助单位进行业务流程优化,建立行政事业单位内部控制体系与风险防控机制,提高财务管理效率。

优秀案例

北京市统计局案例——网上报销,打造服务型财务管理平台建设背景

北京市统计局是负责本市统计和国民经济核算工作的市政府直属机构。其主要职责包括:贯彻执行国家关于统计方面的法律、法规、规章和统计制度、统计标准,起草本市相关地方性法规草案、政府规章草案,拟订地方统计制度和统计标准,监督检查统计法律、法规、规章和统计制度、统计标准的实施;承担组织领导和协调全市统计工作, 确保统计数据真实、准确、及时的责任。负责贯彻执行国民经济核算体系,组织实施全市及各区县国民经济核算制度和全市投入产出调查,核算全市及各区县地区生产总值,汇编提供国民经济核算资料,监督管理各区县国民经济核算工作等11 项工作。

解决方案

根据北京市统计局的管理要求,用友政务U8 政务产品中心围绕预算管理、项目管理、网上报销、以及财务人员办公效率四个方面,展开方案的全面整合与规划。

本次财务管理系统的方案主要规划包括:
◆ 建设财务业务门户:构建数据共享、信息随时交流、财务精细化管理的网上协同办公平台。
◆ 建立财务业务应用平台:建立一个统一的应用支撑平台,通过统一的软件构架、统一数据口径、统一的开发标准、统一数据库、统一编码体系、统一数据管理构建统一的技术平台;平台同时提供统一基础信息维护、统一对外信息交换、统一报表工具、统一安全管理机制等功能服务。该平台作为一个载体,能确保业务数据口径的一致, 确保业务流程畅通,确保业务信息共享,确保数据标准统一。
◆ 建立财务网上报销管理平台 : 财务精细化管理不可或缺的一个环节,支持全员使用,标志着财务服务意识的 提升,有助于网上协同办公,实现网上申请、审批,并与出纳管理系统和账务处理系统有机结合,财务部门对已确 认的借款(请款)申请、报销申请自动生成进行会计凭证。

应用效果

◆ 提高了单位全员的工作效率,提升了财务人员的服务质量;
◆ 加强了资金数据准确性,减少了人工操作环节; 
◆ 减轻财务人员工作量,通过网上报销填报,自动生成财务报销凭证;
◆ 强化单位内部资金使用合理性,实现了借款与预算指标相关联;
◆ 快速掌握费用开支、预算使用状况,领导以及各部门可实时进行监管。


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